Requisitos
Factura electrónica B2B: formatos, solución pública y estados de la factura
Formatos admitidos (CII, UBL, EDIFACT, Facturae), la solución pública de la AEAT como repositorio obligatorio, las plataformas privadas y los estados de la factura con su plazo de 4 días. Verificado contra el RD 238/2026.
Cómo será la factura electrónica B2B por dentro#
Con el calendario ya en marcha —la obligación llega en octubre de 2027 y 2028 según el tamaño—, conviene conocer cómo funcionará por dentro el sistema. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo define el marco (formatos, canales e información asociada) y la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre concreta los elementos técnicos de la solución pública (sintaxis UBL conforme a la EN 16931, copia fiel, comunicación de estados y pagos). Conocerlo ahora te permite evaluar el software de tus clientes con criterio, antes de que apriete el calendario.
Los cuatro formatos admitidos#
La factura tiene que ser un mensaje informático estructurado, no un documento pensado para leerlo una persona. El art. 7.1 exige que se ajuste al modelo semántico europeo EN 16931 (la norma de facturación electrónica de la UE) y admite cuatro sintaxis:
| Formato | Qué es |
|---|---|
| CII (UN/CEFACT) | Una de las dos sintaxis XML de la norma europea. |
| UBL (OASIS) | La otra sintaxis XML de la norma europea. |
| EDIFACT | El mensaje de factura del estándar EDI, clásico en la gran distribución. |
| Facturae | El formato español, el mismo que ya se usa para facturar a las Administraciones. |
La consecuencia práctica es clara: un PDF, una imagen o un Word no son factura electrónica a efectos de esta norma, por mucho que se envíen por email. Hace falta un fichero estructurado que el sistema del destinatario procese solo. El Ministerio de Economía puede ampliar esta lista de sintaxis por orden más adelante.
La solución pública: no es una plataforma más#
El sistema es mixto (art. 5): habrá plataformas privadas de intercambio y una solución pública gestionada por la AEAT. Pero la solución pública tiene un papel especial: es el repositorio universal y obligatorio de todas las facturas (art. 2.f). Todas pasan por ahí, se emitan por donde se emitan.
De ese papel salen dos reglas que conviene tener claras:
- Copia obligatoria en UBL (art. 6.2): quien no emita a través de la solución pública debe remitir simultáneamente una copia fiel en formato UBL a esa solución pública. Quien sí emita por la pública no tiene que enviar copia (art. 11.9).
- Opción por defecto (art. 6.1): si las dos partes no pactan una plataforma privada concreta, se entiende elegida la solución pública.
La solución pública es gratuita (art. 11.10). Es, a la vez, una opción para facturar y el archivo central que la AEAT usará para el seguimiento de la morosidad.
Plataformas privadas e interoperabilidad#
Las plataformas privadas son válidas siempre que cumplan los requisitos del reglamento, pero con una condición que evita el cautiverio tecnológico: la interoperabilidad es obligatoria y gratuita. En concreto:
- Deben transformar entre todos los formatos admitidos (art. 7.2), para que una empresa que trabaja en UBL pueda recibir de otra que emite en Facturae.
- Deben interconectarse con las demás plataformas a petición del cliente (art. 8).
- La interconexión y la interoperabilidad no pueden cobrarse (art. 2 bis.2 de la Ley 56/2007).
Para una gestoría, esto significa que la elección de plataforma no encierra a un cliente: podrá cambiar o conectar con cualquier proveedor sin perder la capacidad de facturar a sus contrapartes.
Los estados de la factura#
Es la novedad que sostiene el objetivo antimorosidad del sistema: no basta con emitir la factura, hay que informar de qué pasa con ella. El art. 10 distingue dos grupos.
| Tipo | Estados | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|
| Comercial | Aceptación o rechazo de la factura (con fecha) | Sí |
| Pago | Pago efectivo completo (con fecha) | Sí |
| Parciales | Aceptación/rechazo parcial, pago parcial | No (voluntario) |
| Cesión | Cesión de la factura a un tercero | No (voluntario) |
El plazo para comunicar cada estado es de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce (art. 10.3). La comunicación del pago completo o el rechazo debe llegar también a la solución pública (art. 12), con el mismo plazo, se use plataforma privada o pública.
Y una regla que conviene explicar a los clientes: en ausencia de rechazo, la factura se presume aceptada (art. 12.1). El silencio, aquí, no es neutro.
Matiz de transición: para las personas físicas y entidades en atribución de rentas, informar de los estados será voluntario durante los 12 meses siguientes a su fecha de efectos (disposición transitoria tercera). Emitirán y recibirán en electrónico desde el tramo de 24 meses (6 de octubre de 2028), pero el reporte de estados no les será exigible hasta los 36 meses (6 de octubre de 2029). En cambio, las personas jurídicas de hasta 8 millones asumen el reporte de estados ya a los 24 meses. Así lo ha desglosado la AEAT en su nota sobre la Solución Pública de Facturación Electrónica (7 de octubre de 2026).
Firma electrónica#
Las facturas emitidas a través de plataformas privadas llevan firma electrónica avanzada (art. 7.3), que garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido en ese canal. Es un requisito del intercambio privado, distinto de la firma que puedan exigir otras normas.
Resumen práctico para la gestoría#
Si tuvieras que quedarte con lo esencial para evaluar el software de un cliente:
- ¿Emite en formato estructurado (CII, UBL, EDIFACT o Facturae), no solo en PDF?
- ¿Sabe conectarse a la solución pública de la AEAT y remitir la copia UBL cuando se emita por una plataforma privada?
- ¿Gestiona los estados de la factura (aceptación/rechazo, pago) y los comunica dentro del plazo de 4 días?
- ¿Firma electrónicamente las facturas cuando van por plataforma privada?
Con esas cuatro preguntas cubres el núcleo técnico. Para el marco completo —a quién obliga, excluidos, sanción y la relación con las otras obligaciones— vuelve a la guía de la factura electrónica B2B. Y el calendario —las fechas de 2027 y 2028 y cómo se cuentan— está en ¿cuándo es obligatoria?.
Preguntas frecuentes
¿En qué formato hay que emitir la factura electrónica B2B?
En un mensaje estructurado ajustado al modelo semántico europeo EN 16931, en una de estas cuatro sintaxis (art. 7.1 del RD 238/2026): CII, UBL, EDIFACT o Facturae. El Ministerio de Economía puede ampliar la lista por orden.
¿Vale un PDF o un Word como factura electrónica?
No. La norma exige un mensaje informático estructurado que una máquina pueda procesar automáticamente. Un PDF, una imagen escaneada o un documento de Word no son factura electrónica a estos efectos, aunque se envíen por correo.
¿Estoy obligado a usar la solución pública de la AEAT?
No necesariamente para emitir: puedes usar una plataforma privada. Pero la solución pública es el repositorio obligatorio de todas las facturas, así que si emites por una plataforma privada tendrás que remitir a la vez una copia fiel en formato UBL a la solución pública. Si no se pacta plataforma privada, se entiende elegida la pública por defecto.
¿Qué son los estados de la factura?
Son las comunicaciones sobre qué pasa con cada factura. Son obligatorios la aceptación o rechazo comercial (con su fecha) y el pago efectivo completo (con su fecha). Son voluntarios la aceptación o rechazo parcial, el pago parcial y la cesión de la factura a un tercero (art. 10 del RD 238/2026).
¿En cuánto tiempo hay que comunicar los estados?
En un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce el estado (art. 10.3 del RD 238/2026). El mismo plazo aplica a la comunicación del pago o el rechazo a la solución pública.
¿Las facturas llevan firma electrónica?
Las facturas emitidas a través de plataformas privadas de intercambio deben ir con firma electrónica avanzada (art. 7.3 del RD 238/2026). La firma garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido en ese canal.