Factura electrónica B2B obligatoria (Crea y Crece): la guía para gestorías

Qué es la factura electrónica obligatoria B2B#

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (B2B) es la obligación de que todas las facturas que un empresario o profesional emite a otro se expidan, remitan y reciban en formato electrónico estructurado, y de que emisor y destinatario informen de los estados de esa factura (si se acepta o rechaza, si se paga).

No es una idea nueva ni un capricho de la AEAT: nace de una cadena normativa que conviene tener clara, porque explica por qué el asunto va tan despacio.

Norma	Qué hace
Ley 56/2007, de 28 de diciembre	Contiene el art. 2 bis «Factura electrónica en el sector privado», la norma de rango legal que impone la obligación.
Ley 18/2022, de 28 de septiembre, «Crea y Crece»	Su art. 12 da nueva redacción al art. 2 bis de la Ley 56/2007: es la ley que todo el mundo cita.
Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo	El reglamento que desarrolla el sistema. Publicado en el BOE del 31 de marzo de 2026.

La definición legal es literal (art. 2 bis.1 de la Ley 56/2007, en la redacción de «Crea y Crece»): «Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.»

¿Para qué? El reglamento lo dice en su preámbulo: reducir la morosidad comercial —de ahí la obligación de comunicar cuándo se paga una factura— y digitalizar a la pyme, dentro del Plan de Recuperación (componente 13).

Qué NO es la factura electrónica B2B#

Antes de seguir, tres deslindes que evitan confundir a los clientes:

• No es VeriFACTU. VeriFACTU regula que el software de facturación sea inalterable y trazable; la e-factura B2B regula el canal por el que viaja la factura entre empresas. Puedes estar sujeto a ambas. Lo tienes desarrollado en la guía VeriFACTU para gestorías.
• No es Facturae. Facturae es el formato para facturar a las Administraciones Públicas (B2G) a través de FACe. Curiosamente, Facturae también es uno de los formatos admitidos en el canal B2B (lo veremos), pero la obligación de facturar a la Administración y la de facturar a otra empresa son cosas distintas.
• Ya tiene calendario. El reglamento está aprobado y la orden ministerial que ponía en marcha los plazos —la Orden HAC/1028/2026— ya se ha publicado. La obligación llega en octubre de 2027 (grandes) y octubre de 2028 (resto). El calendario, con el detalle del cómputo, es uno de los ejes de esta guía.

¿A quién obliga?#

El ámbito subjetivo está en el artículo 3.1 del RD 238/2026. Están obligados los empresarios y profesionales obligados a expedir factura (según el Reglamento de facturación, RD 1619/2012) cuando el destinatario sea también empresario o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España.

En la lectura práctica para una gestoría:

• Alcanza por igual a sociedades y autónomos: la condición es ser empresario o profesional (art. 5 de la Ley del IVA), no el tamaño ni la forma jurídica.
• El volumen de facturación no exime de la obligación; solo determina en qué tramo de plazo entra cada uno cuando el reloj arranque.
• Solo aplica en operaciones entre empresas y profesionales (B2B): si el destinatario es un particular, no.

Quién y qué queda fuera#

No todo entra. El reglamento excluye varios supuestos:

• Operaciones con consumidores finales (B2C): fuera. La obligación solo existe cuando el destinatario es empresario o profesional.
• Destinatarios no establecidos en España: fuera. Si facturas a una empresa sin sede, establecimiento permanente ni domicilio en España, esa factura no entra en el canal.
• Facturas simplificadas (art. 4.1 del RD): exceptuadas, salvo las simplificadas cualificadas (las del art. 7.2 del RD 1619/2012, que identifican al destinatario).
• Exclusiones sectoriales (art. 4.2 y disp. adic. 2.ª del RD): el operador del mercado eléctrico, el del gas y las cámaras de compensación de IATA (CASS/BSP/SIS-ICH), entre otras que pueda fijar una orden ministerial.

El calendario: ya está en marcha#

Este es el dato que más ha cambiado. Durante meses no hubo fecha firme porque faltaba una orden ministerial; esa orden ya se ha publicado, y el calendario ha arrancado. Vamos por partes.

El RD 238/2026 entró en vigor el 20 de abril de 2026 (a los 20 días de su publicación). Pero entrar en vigor no es lo mismo que ser aplicable. La propia disposición final cuarta del reglamento difería su aplicación efectiva a una orden ministerial de Hacienda, y establece que los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de esa orden:

• 12 meses después, para quien haya superado los 8 millones de euros de volumen de operaciones el año natural anterior.
• 24 meses después, para el resto de empresarios y profesionales.

La clave está en el punto de partida: esos plazos cuentan desde la orden ministerial, no desde el RD. Y esa orden ya se ha publicado: la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE del 5 de octubre de 2026), que entró en vigor el 6 de octubre de 2026. Su disposición final única dispone que con esa entrada en vigor arranca el cómputo de los plazos. La propia AEAT ha concretado los días exactos en su nota sobre la Solución Pública de Facturación Electrónica (7 de octubre de 2026): 6 de octubre de 2027 (tramo > 8 M€) y 6 de octubre de 2028 (resto), con un tercer hito el 6 de octubre de 2029 que añade solo el reporte de estados de las personas físicas y entidades en atribución de rentas. Conclusión: el reloj de la obligatoriedad ya corre.

Aviso para gestorías: el mensaje de «no hay fecha» ha quedado atrás. Las fechas ya tienen base oficial: la AEAT ha publicado los días exactos (6 de octubre de 2027, 2028 y 2029). La cautela de dar solo el mes porque la norma habla de «doce» y «veinticuatro meses después» ya no es necesaria. Lo que ya no cabe es decirle a un cliente que el asunto sigue sin calendario.

El detalle del calendario y de cómo se cuentan los plazos está en el satélite ¿cuándo es obligatoria la factura electrónica B2B?, y el análisis de la orden que lo ha destrabado, en Orden HAC/1028/2026: ya hay calendario.

Formatos admitidos#

El reglamento no obliga a un único formato. El art. 7.1 exige un mensaje informático estructurado y ajustado al modelo semántico europeo EN 16931 (la norma de facturación electrónica de la UE, adoptada por la Decisión de Ejecución (UE) 2017/1870), en una de estas cuatro sintaxis:

Formato	Qué es
CII (UN/CEFACT)	Sintaxis XML de la norma europea.
UBL (OASIS)	La otra sintaxis XML de la norma europea.
EDIFACT	Mensaje de factura del estándar EDI.
Facturae	El formato español, el mismo que se usa para las AAPP.

Un PDF, un Word o una imagen escaneada no son factura electrónica a efectos de esta norma: hace falta un mensaje estructurado que una máquina pueda procesar. Las facturas emitidas por plataformas privadas llevarán además firma electrónica avanzada (art. 7.3). El detalle de formatos y estados está en el satélite de requisitos y formatos.

Solución pública (AEAT) vs. plataformas privadas#

El sistema es mixto (art. 5 del RD). Habrá dos vías para intercambiar facturas, y se pueden combinar:

1. Plataformas de intercambio privadas que cumplan los requisitos del reglamento.
2. Una solución pública de facturación electrónica, gestionada por la AEAT, gratuita.

La solución pública tiene una función que va más allá de ser una plataforma más: es el repositorio universal y obligatorio de todas las facturas (art. 2.f). Por eso, quien emita a través de una plataforma privada deberá remitir simultáneamente una copia fiel en formato UBL a la solución pública (art. 6.2); quien emita directamente por la solución pública no tiene que remitir esa copia. Y si dos partes no pactan una plataforma privada, se entiende elegida por defecto la solución pública (art. 6.1).

La interoperabilidad es obligatoria y gratuita: las plataformas privadas deben transformar entre todos los formatos e interconectarse a petición del cliente. Nadie puede quedar «atrapado» en una plataforma.

Los estados de la factura#

Esta es la parte más novedosa y la que sostiene el objetivo antimorosidad. Emisor y destinatario deben comunicar los estados de cada factura. El art. 10 distingue:

• Estados obligatorios: la aceptación o el rechazo comercial (con su fecha) y el pago efectivo completo (con su fecha).
• Estados voluntarios: aceptación o rechazo parcial, pago parcial y cesión de la factura a un tercero.

El plazo para comunicar cada estado es de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produce (art. 10.3). Y hay una regla que conviene conocer: en ausencia de rechazo, la factura se presume aceptada (art. 12.1).

La sanción, con matices#

Aquí toca ser preciso, porque circula mucho titular. El régimen sancionador se apoya en el art. 2 bis.9 de la Ley 56/2007 (redacción de «Crea y Crece»), que prevé apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros, y atribuye la competencia a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.

El matiz importa: el tipo está redactado en clave de «empresas que… no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas». Es decir, está pensado más para el marco de servicios al público que para el incumplimiento puro entre empresas del art. 2 bis.1. No conviene afirmar de forma tajante «10.000 € por no emitir factura electrónica a otra empresa»: es una sanción prevista en el marco, con un encaje que aún no está cerrado y que, además, no será exigible mientras la obligación no sea efectiva.

Relación con VeriFACTU y Facturae#

Para cerrar el mapa, tres obligaciones que llegan a la vez y se confunden:

Obligación	Qué regula	Estado
VeriFACTU (RD 1007/2023)	Que el software de facturación sea inalterable y trazable	Sociedades 1-ene-2027; resto 1-jul-2027
Facturae (Ley 25/2013)	El formato para facturar a las Administraciones (B2G)	Obligatorio desde 2015
Factura electrónica B2B («Crea y Crece»)	El canal electrónico entre empresas y profesionales	Grandes (>8 M€) octubre 2027; resto octubre 2028

Son tres obligaciones distintas y coexistentes. Un mismo cliente puede tener que cumplir VeriFACTU en su software, emitir Facturae cuando factura a un ayuntamiento y, cuando arranque, usar el canal B2B con el resto de empresas. El panorama completo de las tres, con sus diferencias, está en la comparativa VeriFACTU vs Facturae vs TicketBAI.

Qué debería hacer una gestoría ahora#

Ahora que hay calendario, el trabajo tiene horizonte. Con la vista puesta en la cartera:

1. Actualiza el mensaje. El guion de «aprobado pero sin fecha» ha caducado. Lo correcto hoy: la orden ya se ha publicado, el reloj corre desde octubre de 2026 y la obligación llega en octubre de 2027 o 2028 según el tamaño.
2. Segmenta la cartera por el umbral de 8 M€. Marca quién superó los 8 millones (tramo de 12 meses, octubre de 2027) y quién no (24 meses, octubre de 2028). Esa segmentación ya tiene fechas detrás.
3. Inventaría por dónde factura cada cliente. Qué software usa y si su proveedor ya contempla los formatos estructurados (Facturae/UBL) y la conexión con la solución pública.
4. Prepara el mensaje al cliente sin alarmar. Tienes una plantilla lista en el recurso qué debe hacer una gestoría (y email para el cliente).

La factura electrónica B2B es una obligación real y de calado, y su cronómetro ya ha arrancado. Si quieres que te avisemos —con la fuente oficial citada— de cada paso del calendario a medida que se concrete, suscríbete a la newsletter de Devenga más abajo.