Factura electrónica B2B: qué hacer ya como gestoría (+ plantilla de email)

Ya hay calendario: prepara el terreno con tiempo#

La factura electrónica obligatoria entre empresas ha cambiado de fase: el reglamento existe y la orden ministerial que ponía en marcha los plazos —la Orden HAC/1028/2026— ya se ha publicado. La obligación llega en octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones de euros y en octubre de 2028 para el resto (el porqué y el cómputo, en ¿cuándo es obligatoria?). Para una gestoría eso es una buena noticia: hay horizonte, hay margen y hay tiempo de llegar preparada sin carreras. Este es el trabajo que rinde ahora.

Tres tareas que rinden hoy#

Nada de esto mete urgencia al cliente; es preparación que te ahorrará prisas cuando se acerque cada fecha.

1. Segmenta la cartera por el umbral de 8 millones. Marca quién superó los 8 millones de euros de volumen (tramo de octubre de 2027) y quién no (octubre de 2028, la inmensa mayoría). Es un filtro que ya puedes aplicar con los datos que tienes, y ahora con fechas detrás.
2. Inventaría por dónde factura cada cliente. Qué programa usa y si contempla formatos estructurados (Facturae, UBL) y la conexión con la solución pública de la AEAT. Los detalles técnicos que debes mirar están en formatos, solución pública y estados.
3. Actualiza el mensaje en el despacho. Que todo el equipo dé la misma respuesta: aprobado, con calendario (2027/2028 según tamaño), aún con margen y «lo llevamos nosotros». Evitas contradicciones y que un cliente reciba una versión desfasada.

El mensaje correcto: calma con fundamento#

Cuando un cliente pregunte —y preguntará, porque el tema sale en prensa—, la respuesta cabe en una frase: «Está aprobado y ya hay fechas: a ti te toca en octubre de 2027 o 2028 según tu tamaño; aún hay margen y lo llevamos nosotros.»

Ese tono de calma no es quitar importancia: es dar certeza sobre el proceso y sobre el plazo concreto que le aplica, algo que un cliente valora precisamente cuando el tema empieza a sonar más.

Plantilla de email lista para reenviar#

Copia este texto, rellena [nombre] y tu firma, y envíalo. Cercano, sin tecnicismos y sin agitar la multa:

Asunto: Factura electrónica entre empresas: te lo cuento con calma

Hola [nombre]:

Seguramente leerás por ahí que llega la «factura electrónica obligatoria entre
empresas». Te escribo para que sepas qué hay de cierto y, sobre todo, para que
no te agobies: tienes tiempo y lo llevamos nosotros.

En una frase: en el futuro, las facturas entre empresas y autónomos tendrán que
emitirse y recibirse en un formato electrónico, no en papel ni en un PDF suelto.
No cambia lo que facturas ni tus impuestos; cambia el «cómo» se envía la factura.

¿Para cuándo? Ya hay calendario. La norma que faltaba se ha publicado, y la
obligación empezará en octubre de 2027 para las empresas que facturan más de 8
millones de euros al año, y en octubre de 2028 para el resto. Según tu caso, te
corresponde una u otra fecha, y aún queda margen para prepararlo con calma.

¿Qué hacemos mientras tanto? Nosotros lo estamos vigilando y preparando por ti:
sabemos con qué programa facturas y nos aseguraremos de que esté listo a tiempo.
A medida que se acerque tu fecha, te iremos diciendo con tiempo qué hacer, paso
a paso.

No tienes que mover nada ahora. Solo quería que lo supieras de mi parte, con
calma, y no por un anuncio alarmista.

Un saludo,
[tu firma]

Ajústalo a tu voz: si tu cliente factura a la Administración o ya te ha preguntado por VeriFACTU, añade una línea aclarando que son temas distintos y que tú llevas todos.

Tres errores al explicarlo#

Lo que conviene no hacer al informar a un cliente:

1. Confundir la fecha de emitir con la de informar estados. Ahora que la AEAT ha publicado los días exactos (6 de octubre de 2027, 2028 y 2029) puedes darlos con fuente detrás, pero no mezcles los hitos: la obligación de emitir y recibir llega en octubre de 2027 (más de 8 millones) o 2028 (el resto); el tercer hito de octubre de 2029 es solo el reporte de estados de las personas físicas y atribución de rentas, no un aplazamiento de la factura. A una persona física le toca emitir en 2028, aunque informe de estados en 2029.
2. Agitar la multa de 10.000 €. Existe en el marco legal, pero su encaje sobre el incumplimiento puro entre empresas no está cerrado y no será exigible hasta que la obligación arranque. Soltársela a un cliente solo genera angustia.
3. Mezclarla con VeriFACTU. Son obligaciones distintas, con calendarios distintos. Si las juntas, confundes al cliente y le trasladas una urgencia que no corresponde. La diferencia la tienes clara en la comparativa VeriFACTU vs Facturae vs TicketBAI.

La clave, como en todo lo que informas a un cliente, es la última línea del email: que tú lo vigilas por él. A medida que el calendario avance y se concreten los detalles técnicos, serás la primera persona que se lo cuente —con la fuente oficial—, no la prensa.

Para el marco completo de esta obligación, vuelve a la guía de la factura electrónica B2B. Y para el detalle de la orden que ha puesto en marcha el calendario, tienes Orden HAC/1028/2026: ya hay calendario.