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Factura electrónica B2B: qué hacer ya como gestoría (+ plantilla de email)
Cómo preparar tu despacho y a tus clientes para la factura electrónica obligatoria entre empresas mientras no hay fecha firme, con una plantilla de email lista para reenviar. Tono de calma, sin alarmar.
Sin fecha, pero no de brazos cruzados#
La factura electrónica obligatoria entre empresas está en un punto raro: el reglamento existe, pero no es exigible y no tiene fecha firme (el porqué, en ¿cuándo será obligatoria?). Para una gestoría, eso no es una excusa para olvidarse, sino una oportunidad para llegar preparada sin prisas. Este es el trabajo que rinde ahora.
Tres tareas que rinden hoy#
Nada de esto molesta al cliente ni le mete urgencia; es preparación interna que te ahorrará carreras cuando el calendario arranque.
- Segmenta la cartera por el umbral de 8 millones. Marca quién superará los 8 millones de euros de volumen (tramo de 12 meses) y quién no (los 24 meses, la inmensa mayoría). Es un filtro que ya puedes aplicar con los datos que tienes.
- Inventaría por dónde factura cada cliente. Qué programa usa y si contempla formatos estructurados (Facturae, UBL) y la conexión con la solución pública de la AEAT. Los detalles técnicos que debes mirar están en formatos, solución pública y estados.
- Fija el mensaje en el despacho. Que todo el equipo dé la misma respuesta: aprobado, aún no obligatorio, sin fecha cerrada, «te avisamos». Evitas contradicciones y que un cliente reciba una fecha de prensa por error.
El mensaje correcto: calma con fundamento#
Cuando un cliente pregunte —y preguntará, porque el tema sale en prensa—, la respuesta cabe en una frase: «Está aprobado, pero todavía no es obligatorio y no hay fecha cerrada; te aviso en cuanto la haya.»
Ese tono de calma no es quitar importancia: es dar certeza sobre el proceso cuando casi todo el mundo está dando fechas inventadas. Es, exactamente, el valor que un cliente espera de su gestoría.
Plantilla de email lista para reenviar#
Copia este texto, rellena [nombre] y tu firma, y envíalo. Cercano, sin tecnicismos, sin fechas que no existen y sin agitar la multa:
Asunto: Factura electrónica entre empresas: te lo cuento con calma
Hola [nombre]:
Seguramente leerás por ahí que llega la «factura electrónica obligatoria entre
empresas». Te escribo para que sepas qué hay de cierto y, sobre todo, para que
no te agobies: de momento no tienes que hacer nada.
En una frase: en el futuro, las facturas entre empresas y autónomos tendrán que
emitirse y recibirse en un formato electrónico, no en papel ni en un PDF suelto.
No cambia lo que facturas ni tus impuestos; cambia el «cómo» se envía la factura.
¿Para cuándo? Aquí está la clave: la norma está aprobada, pero todavía NO es
obligatoria y no hay una fecha cerrada. Falta un último paso del Ministerio que
aún no se ha dado, y hasta que se dé, el plazo ni siquiera empieza a contar. Así
que las fechas que puedas ver en la prensa (que si 2027, que si 2028) son de
momento suposiciones.
¿Qué hacemos mientras tanto? Nosotros lo estamos vigilando y preparando por ti:
sabemos con qué programa facturas y nos aseguraremos de que esté listo cuando
toque. En cuanto haya una fecha de verdad, te avisamos y te decimos con tiempo
qué hacer, paso a paso.
No tienes que mover nada ahora. Solo quería que lo supieras de mi parte, con
calma, y no por un anuncio alarmista.
Un saludo,
[tu firma]
Ajústalo a tu voz: si tu cliente factura a la Administración o ya te ha preguntado por VeriFACTU, añade una línea aclarando que son temas distintos y que tú llevas todos.
Tres errores al explicarlo#
Lo que conviene no hacer al informar a un cliente:
- Dar una fecha de prensa como cierta. «En octubre de 2027 es obligatorio» no es un dato: es una proyección. Si la das y luego se mueve, pierdes credibilidad. El mensaje es «aún no hay fecha».
- Agitar la multa de 10.000 €. Existe en el marco legal, pero su encaje sobre el incumplimiento puro entre empresas no está cerrado y no será exigible hasta que la obligación arranque. Soltársela a un cliente solo genera angustia.
- Mezclarla con VeriFACTU. Son obligaciones distintas, con calendarios distintos. Si las juntas, confundes al cliente y le trasladas una urgencia (la de VeriFACTU, 2027) que no corresponde a esta. La diferencia la tienes clara en la comparativa VeriFACTU vs Facturae vs TicketBAI.
La clave, como en todo lo que informas a un cliente, es la última línea del email: que tú lo vigilas por él. Cuando la orden ministerial se publique y el calendario arranque de verdad, serás la primera persona que se lo diga —con la fecha buena—, no la prensa.
Para el marco completo de esta obligación, vuelve a la guía de la factura electrónica B2B.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que hacer algo ya con mis clientes por la factura electrónica B2B?
No hay que moverlos todavía, porque la obligación no es efectiva y no tiene fecha firme. Pero sí conviene preparar el terreno en el despacho: segmentar la cartera por el umbral de 8 millones de euros, saber con qué software factura cada cliente y tener listo el mensaje para cuando arranque el calendario.
¿Debo avisar ya a los clientes o espero?
Puedes adelantarles un mensaje de calma para que no les pille por sorpresa cuando lo lean en la prensa, dejando claro que aún no es obligatorio y que tú lo vigilas. Lo que no conviene es transmitir urgencia ni fechas que todavía no existen.
¿Le digo a mi cliente para cuándo es obligatorio?
No hay fecha firme que dar. El reglamento está aprobado, pero su aplicación depende de una orden ministerial que no se ha publicado. El mensaje correcto es que todavía no es exigible y que le avisarás cuando se conozca la fecha real.
¿Menciono la multa de 10.000 euros al cliente?
Mejor no agitarla. El importe existe en el marco legal, pero está redactado en clave de servicios a usuarios más que del incumplimiento puro entre empresas, y no será exigible mientras la obligación no sea efectiva. Soltárselo a un cliente solo genera angustia sin motivo.
¿Cómo distingo esta obligación de VeriFACTU al hablar con el cliente?
Son cosas distintas: VeriFACTU va del software (que no se pueda alterar una factura) y tiene fechas en 2027; la factura electrónica B2B va del canal (que las facturas viajen en electrónico entre empresas) y aún no tiene fecha. A un cliente le basta con saber que son dos temas separados y que tú llevas los dos.
¿Qué puedo dejar preparado internamente sin molestar al cliente?
Dos cosas sobre todo: marcar quién de tu cartera supera los 8 millones de euros (tramo de 12 meses) y quién no (24 meses), y anotar con qué programa factura cada cliente y si ese programa contempla formatos estructurados y conexión con la solución pública. Cuando salga la orden ministerial, tendrás medio trabajo hecho.